Een terugblik op de retrospective

Retrospective: Start, Stop, Continue, More of, Less of Wheel

De Retrospective wordt binnen het Scrum Framework gebruikt om terug te kijken op de afgelopen sprint en is de laatste gebeurtenis tijdens de sprint. Zelfsturing en zelfreflectie vormen de basis van Scrum. De Retrospective is dan ook een belangrijke gebeurtenis tijdens de sprint. De scrum guide schrijft voor dat we tijdens dit event als eerste kijken naar hoe de afgelopen sprint ging. We doen dit door onder andere te kijken naar de rol van personen, samenwerking, processen en tools. Hieruit proberen we een lijst samen te stellen met de grotere items die wel en niet goed gingen. Aan de hand van die lijst stellen we een plan op waarin we uiteenzetten hoe we de volgende sprint denken te kunnen verbeteren. In dit blog blik ik terug op hoe wij retrospectives houden en ze elke keer weer verbeteren.

Een simpele Retrospective

De meest simpele vorm om een Retrospective te houden is een variant op de standaardvragen uit de daily: - Wat ging er goed tijdens de sprint? - Wat kan er beter in de volgende sprint? - Welke verbeterpunten zetten we om in acties tijdens de volgende sprint? Bij mijn huidige opdrachtgever gebruikten we deze vorm in het begin ook. Bij een nieuw team is er wat mij betreft ook niks mis mee. Het is een simpele vorm die snel leidt tot resultaat. Er is al genoeg om aan te wennen dus deze simpele vorm volstaat. Na een tijdje merkten we echter dat het lijstje waar we mee kwamen weinig vernieuwend was en niet tot voldoende diepgang leidde. De Retrospective werd wat saai en begon zijn nut te verliezen. Dat was uiteraard niet de bedoeling.

De 5 stappen Retrospective

Het werd dus tijd voor andere vormen voor de Retrospective . Al snel stuitte ik op dit boek van Ben Linders met uitleg over de Retrospective en allerlei vormen waarin je de Retrospective kunt houden. Een erg leuk boek met interessante vormen die goed worden beschreven. In dit boek verwijst Ben naar een anders boek, namelijk ‘Agile Retrospectives: Making Good Teams Great’ van Esther Derby en Diana Larsen. Omdat ik meer geïnteresseerd raakte in de theorie achter de Retrospective ben ik ook dat boek gaan lezen. Wat in beide boeken sterk terugkomt is dat er niet één vorm de meest ideale is. Er zijn erg veel vormen die allen hun specifieke nut hebben op een bepaald moment. Dat maakt het voorbereiden van een Retro ook zo leuk en interessant. Zoek of maak precies de vorm die op dat moment het team het beste dient! Uit het boek van Esther Derby en Diana Larsen komt de volgende standaard opzet voor het uitvoeren van de Retrospective . De onderdelen 1 tot en met 5 komen in elke Retrospective aan bod. Per onderdeel kan er een vorm gekozen worden maar er zijn ook vormen die meerdere onderdelen beslaan.  In het boek komen per onderdeel aan aantal vormen aan bod. Op bijvoorbeeld plans-for-retrospectives.com vind je er nog meer en kun je complete Retrospectives voor je laten genereren. Vaak vloeien de onderdelen mooi in elkaar over. In onderstaand tabelletje vind je de vijf onderdelen en hun aandeel in de tijd tijdens de Retrospective, aangeven in een percentage. Ik zal ze hieronder verder toelichten.

Set the stage

In deze eerste fase leggen we het doel van deze Retrospective uit aan de deelnemers en proberen we de deelnemers actief te maken. Ook al duurt dit onderdeel maar relatief kort, het is wel erg belangrijk. Uit onderzoek blijkt dat wanneer een teamlid spreekt tijdens de start van een bijeenkomst de kans groter is dat hij dat de rest van de bijeenkomst ook zal doen. We proberen dat hier dus gelijk te bereiken. Klik hier voor een aantal vormen in deze fase.

Gather data

Tijdens dit onderdeel creëren we een gezamenlijk beeld van de afgelopen sprint. Hierbij valt te denken aan de punten uit de scrum guide: de rol van personen, samenwerking, processen en tools. Door het kiezen van een bepaalde vorm kun je natuurlijk de nadruk leggen op één of meerdere van deze punten. Klik hier voor een aantal vormen in deze fase.

Generate insights

In deze fase is het tijd om betekenis te geven aan de data uit de vorige fase. Wat vertellen de gegevens ons over hoe wij onze methoden gebruiken of over hoe wij samenwerken en/of communiceren? Wat zijn de oorzaken? En welke patronen houden de oorzaken in stand? Klik hier voor een aantal vormen in deze fase.

Decide what to do

Nu we weten wat onze problemen zijn is het tijd om hier iets aan te doen zodat we ze uit de weg kunnen ruimen. Met name in het begin is het handig om voor ‘quick wins’ te gaan. Je ziet dan snel resultaat en zult verder komen. Kies per Retrospective niet te veel onderwerpen waar je aan wilt werken. Meestal is 1 à 2 voldoende. Kies je toch voor een item met grote impact? Kijk dan of je die in stukjes op kunt knippen. Klik hier voor een aantal vormen in deze fase.

Close the Retrospective

In deze fase bepalen we hoe we de punten uit de vorige fase omzetten in acties. Ook is dit een mooi moment om terug te kijken op deze Retrospective . Vonden je teamleden het nuttig en interessant? Krijg je ideeën voor een volgende Retrospective ? Klik hier voor een aantal vormen in deze fase.

Pillars Of Agile Spiderweb Retrospective

Je zult zien dat wanneer je je Retrospective indeelt volgens dit stappenplan en kiest voor afwissseling in je vormen je betere Retrospectives gaat houden. Het stappenplan zorgt bij ons voor afwisselende, levendige en vooral ook leuke Retrospectives. Onze Retrospectives hebben niet altijd per se als doel om tot een lijst met actiepunten te komen. Een van de laatste Retrospectives die we deden bevatte de ‘Pillars Of Agile Spiderweb Retrospective’ vorm. Die leidde bij ons, naast een paar kleine punten, met name tot een hoop inzicht en ideeën voor een volgende Retrospective . In een volgend blog wil ik ingaan op een aantal van de vormen die wij inmiddels gebruikt hebben en wat die vormen ons gebracht hebben.